Как работает комплаенс в компаниях РФ: основные тренды, подходы и метрики эффективности

Регуляторы ужесточают требования, логистика перестраивается, а партнеры становятся внимательнее к деталям. Для компаний это значит одно: комплаенс-функция больше не может оставаться простой формальностью. Эксперты Kept опросили 50 российских компаний нефинансового сектора и узнали, как организации адаптируются к новым условиям. Определили также типичные вызовы и ключевые векторы развития.

Комплаенс в компании: приоритетные области и направления

Комплаенс — что это простыми словами? Корпоративная система, которая помогает соблюдать законы, внутренние правила и этические нормы. Но сегодня комплаенс — больше, чем просто контроль. Он защищает репутацию, обеспечивает устойчивость бизнеса и повышает доверие контрагентов.

Какие области приоритетны для организаций? Для 89% — противодействие коррупции, 87% — деловая этика, 83% — защита персональных данных, 81% — обеспечение конфиденциальности информации. Актуальность санкционного комплаенс снизилась с 70% до 55% за последние три года.

Организация функции комплаенс

40% компаний создали комплаенс-функцию более 10 лет назад, 30% — от 3 до 10 лет, 19% — от 1 до 3 лет назад. Только в 11% организаций она работает меньше года. Самые зрелые практики — в фармацевтике, новые — в строительной отрасли. В 60% организаций работает отдельное подразделение.

Кому административно подчиняется комплаенс-функция? В 64% случаях — генеральному директору, в 22% — комплаенс-подразделению материнской компании, в 14% — совету директоров или комитетам. Это обеспечивает независимость комплаенс-функции и должный контроль. В 33% организаций комплаенс-процессы контролирует вице-президент или замгендиректора. Функциональное подчинение чаще всего делится между тремя стейкхолдерами: CEO, советом директоров или профильным подразделением материнской компании.

Как воспринимают сотрудников комплаенс-функции другие сотрудники? 59% видят в них бизнес-советника или внутреннего консультанта, 17% — контролера, 13% — юридического помощника.

Функции комплаенс-подразделения

Что входит в задачи комплаенса в компании? Оценка комплаенс-рисков, разработка и внедрение процедур и консультирование персонала. Сотрудники профильных отделов также активно участвуют в обучении, управлении конфликтом интересов и обработке сообщений на горячую линию. Но комплаенс-функцию пока редко привлекают к стратегическим вопросам. Например, они не измеряют риски в рамках сделок и разработке продуктов или выходе в новые регионы.

Сколько сделок за месяц анализирует сотрудник подразделения? Половина респондентов рассматривают до 50 транзакций. В 21% компаний этот показатель достигает 150 транзакций – это может приводить к нехватке времени для глубокого изучения или выгоранию специалистов.

Как повысить продуктивность подразделения?

• Оценивать эффект и показывать его руководству. Это поможет обеспечить необходимые ресурсы, в том числе трудовые.
• Внедрять автоматизированные инструменты и ранжировать задачи. Это снизит нагрузку на комплаенс-ответственных и повысит качество работы.
• Вовлекать комплаенс-функцию в оценку рисков в сделках M&A и при существенном изменении подходов к бизнесу. Это позволит своевременно выявлять риски и управлять ими.

Оценка рисков

94% компаний оценивают комплаенс-риски: 43% – на ежегодной основе, 34% – по мере необходимости, 17% – ежеквартально. 6% организаций не проводят таких процедур. Что это значит? Классическая модель «раз в год – и достаточно» уходит в прошлое – ландшафт рисков более динамичен, и необходимо внедрять мониторинг в реальном времени. 

68% компаний используют как качественную, так и количественную оценку, 32% – только качественную. Ни один из респондентов не использует только количественную оценку.

Как эффективнее оценивать риски?

• Проводить анализ в режиме реального времени с учетом всех факторов. Особенно для наиболее рисковых и материальных бизнес-процессов.
• Вовлекать в комплаенс-процесс руководителей различных подразделений, чтобы обеспечить интеграцию оценки в операционку.
• Не отказываться полностью от количественной оценки – интегрировать отдельные ее элементы в качественную.

Управление конфликтом интересов

83% компаний контролируют наличие конфликта интересов при приеме на работу. 86% – обязывают сообщать о ситуации при ее возникновении. Всего треть организаций практикуют ежегодное декларирование конфликта интересов и около половины – при переводе на другую должность.

Как улучшить управление конфликтом интересов?

• Расширить практики для топ-менеджмента и руководителей рисковых процессов.
• Внедрить системную верификацию и мониторинг сведений о конфликтах интересов.
• Использовать метрики, которые помогут обосновать инвестиции в автоматизацию и развитие мониторинга.

Что происходит после выявления конфликта? В 48% компаний проблемой занимаются специалисты комплаенс-подразделения – бизнес доверяет профильной экспертизе отделов.

Управление рисками и работа с контрагентами

89% компаний проводит комплаенс-обучение для сотрудников, 70% – для всего персонала. Половина организаций корректируют материалы в зависимости от должности сотрудника для большей применимости и ценности. 38% используют одинаковые материалы для всех.

Что важно учитывать в рамках обучения?

• Проверять, насколько хорошо специалисты понимают существующие требования.
• Использовать разные образовательные форматы, чтобы сотрудники могли под разным углом посмотреть на соответствующие вопросы.
• Демонстрировать связь между требованиями и результатами оценки комплаенс-рисков.
• Использовать ролевую модель: адаптировать часть программы под специфику деятельности конкретных сотрудников.

Компании также используют рассылки, выступления руководства, корпоративные СМИ и памятки для дополнительного комплаенс-информирования сотрудников. Но важно помнить, что качество таких материалов должно превалировать над их количеством.

66% организаций оценивают комплаенс-культуру: 49% – с помощью профильных подразделений, остальные – силами HR или внешних специалистов.

Что важно? Проводить оценку регулярно, включать в нее разносторонние вопросы и показывать сотрудникам, что их отклики были услышаны. Еще один важный фактор снижения рисков – проверка контрагента. Ее проводят 98% компаний. Антикоррупционные оговорки включают в договор 94%. Только в половине случаев применяют оговорки о праве на аудит и об отсутствии контрагента и его представителей в списках зарубежных экономических ограничений.

Как уменьшить угрозы при взаимодействии с третьими рисками? Отслеживать деятельность рисковых контрагентов и операций с ними на предмет возможных риск-индикаторов.

Не выносим сор из избы: 2/3 респондентов комплаенс-исследования Kept поддерживают горячую линию собственными силами

В 2023 г. 81% компаний выявляли комплаенс-нарушения через горячую линию. Сейчас ситуация изменилась. 2/3 (68%) респондентов считают, что проверки комплаенс-подразделения – самый действенный способ при выявлении нарушений, и поставили на первое место его, а не горячую линию (59%). Среди других способов – внутренний аудит, проверки службы безопасности, автоматизированные решения и другое.

Самый распространенный канал горячей линии – электронная почта. Следующими по популярности идут онлайн-портал, телефонный номер и личное посещение ответственного. 93% организаций предоставляют возможность анонимного обращения.

Интересный парадокс: цифровизация каналов горячей линии и внедрение автоматизированных решений замедляется, но растет доверие к людям для прямого сообщения о нарушениях.

Как повысить эффективность выявления нарушений?

• Вкладываться в инструменты Data Analytics и автоматизированные решения. 
• Поощрять руководителей предотвращать нарушения в их подразделениях.
• Создавать дополнительные каналы информирования.
• Повышать квалификацию сотрудников.
• Обеспечить практическую защиту информаторов: горячая линия не работает? Все просто – не реализованы меры по защите информаторов!
• Позволить контрагентам также обращаться на горячую линию.

Автоматизация комплаенс-функции

Компании переходят от точечных автоматизированных решений к построению единых комплаенс-экосистем. 60% внедрили проверку благонадежности контрагентов, 53% автоматизировали обучение сотрудников и управление конфликтами интересов.

На низком цифровом уровне пока находятся процессы проверки подлинности документов, консультирования сотрудников и проведения внутренних расследований. 58% компаний отмечают, что главная проблема – нехватка финансовых, кадровых или ИТ-ресурсов. Среди других препятствий – отсутствие поддержки руководства, данных или необходимости.

ИИ применяют 73% компаний – в основном используют внутренние решения и свободные внешние инструменты. Цель бизнеса – безопасность и кастомизация, но задачи нужно решать быстро и при ограниченном бюджете.

Внутренние расследования

В 65% компаний за внутренние проверки отвечает комплаенс-подразделение, в 44% – служба безопасности. Только 26% привлекают к расследованиям внешних экспертов. Чаще всего проверки длятся до 30 дней – есть четкие процедуры, регламенты и ориентации на оперативное реагирование.

Топ-5 мероприятий, реализуемых в рамках проведения проверок и расследований:

• анализ подтверждающей документации по операции или сделке;
• проверка сотрудников на конфликт интересов, возможные связи и аффилированность;
• анализ корпоративных учетных систем;
• интервью с сотрудниками;
• анализ бухучета и отчетности.

Как наказываются нарушители? В 86% случаев – дисциплинарным взысканием. 64% компаний заканчивают отношения по соглашению сторон, 48% сокращают бонусы или премии.

Чего больше всего не хватает комплаенс-менеджерам сейчас?

Как оценить работу комплаенс-функции?

Компании чаще используют операционный подход: проверяют выполнение планов, процессы обучения, выявляют нарушения. Стратегические и финансовые результаты – пока не в приоритете. Результат – комплаенс-функция часто воспринимается как «затратная» и реактивная. 26% организаций вообще не оценивают эффективность.

Но! Комплаенс-подразделения стали чаще о себе заявлять: готовить комплаенс-отчетность ежеквартально, а не ежегодно.

Что делать? Во-первых, сформировать систему метрик: превентивные показатели и качественные индикаторы. Во-вторых, четко рассчитывать экономический эффект. Так проще обосновать бюджет. Важен и аудит текущих KPI.